Z obrączką czy bez?

Na taki właśnie temat miałam przyjemność wypowiedzieć się we wtorek 17 marca 2015 r. w ramach Salonu Mediatora – są to cykliczne spotkania osób zawodowo zainteresowanych mediacją – w szczególności mediatorów, sędziów, pełnomocników, prokuratorów.

Pełnomocnik – adwokat lub radca prawny – jest często osobą, która ma duży wpływ na to, czy strony zdecydują się na mediację, jak mediacja będzie przebiegać i jaki będzie jej rezultat. Mówiłam o tym czy wpływ ten jest pozytywny, czy niekoniecznie.

Tematy, jakie poruszyłam, to:

• przyczyny niechęci:

– pełnomocników do mediatorów

– mediatorów do pełnomocników,

• sposoby zaangażowania pełnomocnika w proces mediacji (mój punkt widzenia),
• możliwe sposoby przezwyciężania wzajemnej nieufności – wzajemne postulaty
• czy sąd może odegrać w tym jakąś rolę

1. W pierwszej części wymieniłam przyczyny powodujące, że pełnomocnicy czasem nie lubią mediacji i mediatorów. Oparłam się na własnym doświadczeniu (np. odpowiedziach pełnomocnika drugiej strony w sytuacji, gdy proponowałam mediację), ale także na wielu rozmowach oraz wynikach przeprowadzonej przeze mnie wśród adwokatów ankiety.

No więc jakie to przyczyny?

• mieli kontakt z niekompetentnym mediatorem (złe przygotowanie mediatora było jedną z częściej wymienianych przyczyn w ankiecie!) – przy czym zdarza się, że pogląd ten opierają wyłącznie na relacji Klienta, gdyż sami w mediacji nie uczestniczyli
• nie ufają osobie bez wiedzy w danej dziedzinie – jest to wynikiem, moim zdaniem niesłusznego, poglądu, iż mediator powinien mieć fachową wiedzę na temat przedmiotu sporu (np. mediator w sprawie dotyczącej jazów i zastawek powinien wiedzieć, jak działają jazy i zastawki)
• uważają, że mediacja jest nieskuteczna – oczywiście w pewnym sensie miarą skuteczności mediacji jest zawarcie ugody, ale nie zawsze się to udaje i nie zawsze przyczyna leży po stronie mediatora
• boją się, że staną się „niepotrzebni” klientowi – jest to wynikiem nieumiejętności odnalezienia się w roli pełnomocnika, który jest doradcą, pełnomocnik naprawdę ma co robić w mediacji! (o tym co konkretnie, będzie niżej)
• uważają, że mediacja nie jest potrzebna, prezentując pogląd: „jak strony chcą się dogadać to po prostu zawrzemy ugodę, w końcu znam się na negocjacjach” – wynika to z braku wiedzy, jaką wartość dodaną stanowi udział w takich rozmowach profesjonalnego mediatora
• uważają, że pewne sprawy z definicji nie nadają się do mediacji, tymczasem wbrew pozorom za prostymi wydawałoby się sprawami np. windykacyjnymi też stoją ludzie i ich problemy i bywa że mediacja jest rozwiązaniem. Oczywiście nie we wszystkich sprawach.
• mylą mediację z pójściem na kompromis, a z kompromisu, jak wiadomo, nikt nie jest do końca zadowolony. Tymczasem za ustępstwem w zakresie roszczenia stoją rozmaite motywacje, a często chodzi w ogóle o co innego.
• uważają że mediacja wydłuży postępowanie – można tak to zorganizować, by nie wydłużyła, a jeśli zakończy się ugodą, to oczywiście skróci. I to bardzo.
• są przeświadczeni, że druga strona chce instrumentalnie wykorzystać mediację – owszem, zdarza się wykorzystywanie mediacji w celu przedłużenia postępowania czy zdobycia informacji, jednak warto czasem założyć dobrą wolę…

Obecny na Sali pełnomocnik rpr. Piotr Kubik dodał do tej listy kwestię standardu lokalu, w jakim odbywają się mediacje – zadbanie o ten element jest faktycznie istotne, zwłaszcza w mediacjach biznesowych – niewielka salka z peerelowskimi meblami nie robi na prezesach firm wrażenia, iż znaleźli się u profesjonalisty.

2. W drugiej części wskazałam dlaczego mediatorzy czasem nie lubią pełnomocników. Tu ankiety nie było, więc lista jest wynikiem doświadczeń moich jako mediatora oraz innych mediatorów.

 No więc jakie to przyczyny? Bywa, że pełnomocnicy:

• przy stole mediacyjnym zachowują się jak na Sali sądowej, wyręczają stronę w wypowiedzi i w rezultacie trudno się dowiedzieć, o co naprawdę chodzi.

• zbyt szybko zmierzają do konkretnych propozycji, tymczasem mediacja ma swój rytm i przedwczesne operowanie np. kwotami, może doprowadzić do fiaska rozmów

• udaremniają ugodę mówiąc klientowi, że w sądzie ugrają więcej – owszem, czasem może to być prawdą, lecz prawdą jest też, że różne przyczyny mogą stać za rezygnacją z części roszczenia i jeśli ktoś wiedząc, co i kiedy może otrzymać w sądzie, decyduje się na mniej, należy to uszanować

• opóźniają podpisanie ugody poprzez konsultacje i analizy – to akurat jest konieczne, w przeciwnym razie może okazać się, że strona podpisze wprawdzie ugodę, ale potem się z niej wycofa. Zapewnienie, by strona podpisując ugodę dokładnie rozumiała na co się zgadza i jakie skutki prawne to wywoła, jest ważne i trzeba zapewnić na to przestrzeń w mediacji.

• nie poważają mediatora jako zawodu, co wynika z jednej strony z braku wiedzy, jak wygląda szkolenie, staż itp., z drugiej zaś z regulacji prawnej, dopuszczającej do mediacji w sprawach cywilnych praktycznie każdego (co na szczęście ma się niebawem zmienić, a póki co większość mediatorów dobrowolnie dba o jakość swojej pracy i spełnianie standardów)

• instrumentalnie wykorzystują mediację

3. W trzeciej części pokazałam kulisy pracy pełnomocnika w mediacji, pokazując, że jest to proces znacznie wykraczający poza siedzenie przy stole mediacyjnym.

Wstępna rozmowa

Podczas pierwszej rozmowy pełnomocnik powinien ustalić, z czym naprawdę przyszedł Klient. Tzn. jaki cel chce osiągnąć. Pomaga w tym aktywne słuchanie oraz stosowanie zasad dobrej komunikacji.

Ten etap jest kluczowy, by podjąć decyzję, czy warto spróbować mediacji. Moim zdaniem warto, gdy:

• problem jest złożony, obejmuje różne aspekty, w sądzie toczyłoby się kilka spraw
• nie da się w sądzie uzyskać tego, o co naprawdę chodzi
• strony łączy jakaś relacja rodzinna, gospodarcza
• klientowi zależy na czasie

Warto też ustalić, czy nie jest tak, że jedna ze stron ma tak znaczną przewagę, że nawet dobry mediator nie da rady tego wyrównać.

Mitem jest natomiast przekonanie, że do mediacji warto iść tylko wtedy, gdy sprawa jest przegrana. Choć oczywiście w takim wypadku też może się to okazać korzystne.

Kontakt z drugą stroną, sprawy organizacyjne

Rolą pełnomocnika w przypadku mediacji toczących się zanim jeszcze sprawa trafi do sądu jest nawiązanie kontaktu z druga stroną w taki sposób, by zachęcić ją do mediacji. Pismo napisane w stylistyce przedsądowego ostatecznego wezwania do zapłaty nie zachęca do mediacji.

Jeśli obie strony godzą się na mediację, pełnomocnik podejmuje się także kwestii organizacyjnych związanych z wyborem mediatora, a następnie uzgadnia z mediatorem szczegóły techniczne, przesyła mu potrzebne informacje itp.

Przygotowanie do mediacji

Zanim strony znajdą się przy stole, konieczne jest spotkanie pełnomocnika z klientem. Bardzo ważne jest, by:

• dokonać analizy ryzyka procesowego – wyjaśnić, jaki rezultat można osiągnąć w sądzie, jakie będą się z tym wiązały koszty (nie tylko finansowe, ale także emocjonalne), ile to potrwa, a także jakie są szanse w razie wygranej na skuteczną egzekucję
• dokonać analizy interesów klienta – zastanowić się, jakie cele chce osiągnąć w mediacji, czy zależy mu na zachowaniu relacji z drugą stroną, na ile ważna jest dla niego poufność, jak wynik mediacji wpływa na jego inne plany, w tym także odległe, jaki byłby najlepszy możliwy rezultat mediacji, a jaki najgorszy możliwy do zaakceptowania, jakie są alternatywy dla porozumienia, jakie kwestie powinny być poruszone podczas mediacji oraz które z nich są najważniejsze, warto także zastanowić się, jaki może być punkt widzenia drugiej strony.
• przekazać informacje na temat mediacji – wyjaśnić na czym polega mediacja (że jest to wspólne szukanie rozwiązań, a nie udowadnianie racji), jak przebiega spotkanie mediacyjne, jaka jest rola mediatora i rola pełnomocnika
• ustalić strategię – przy czym istotne jest, by nastawić się, że możliwy jest wachlarz różnych rozwiązań, a niekoniecznie tylko przyjęcie przez drugą stroną naszego stanowiska
• zapewnić, by w mediacji uczestniczyła osoba „decyzyjna” i znająca sprawę – jest to bardzo ważne w mediacjach biznesowych między firmami, niespełnienie tego punktu może łatwo doprowadzić do fiaska rozmów
• przygotować wstępną wypowiedź – zarówna własną, jak i Klienta

Uczestnictwo w sesji mediacyjnej lub „zdalne” wsparcie – w zależności od sytuacji.

W mojej ocenie uczestniczenie w sesji mediacyjnej jest dobrym rozwiązaniem, gdy:

• Sprawa jest skomplikowana pod względem prawnym, a mediator nie jest prawnikiem
• Klient sobie tego życzy – często tak jest, gdyż klient przychodzi do adwokata po to, by mieć wsparcie na każdym etapie sprawy

Natomiast nie jest dobrym rozwiązaniem, gdy:

• Druga strona nie jest reprezentowana – zaburzałoby to równowagę stron
• Poruszane będą bardzo osobiste kwestie

Możliwe jest też łączenie tych dwóch sposobów uczestniczenia w mediacji – np. pełnomocnicy są przy stole podczas omawiania kwestii majątkowych, a pozostawiają strony same, gdy omawiają one kwestie prywatne, nieraz bardzo intymne.

Jeśli pełnomocnik uczestniczy w posiedzeniu mediacyjnym, musi pamiętać o kilku kwestiach:

• To Klient podejmuje decyzje.
• Pełnomocnik jest doradcą – wspiera i informuje o skutkach prawnych.
• Jest możliwość skorzystania ze spotkań na osobności, żeby wyjaśnić na bieżąco wątpliwości.
• Konieczne jest przestawienie się z trybu „walka” na tryb „współpraca”.
• Pełnomocnik może uczestniczyć w generowaniu rozwiązań.
• Pytania w mediacji, inaczej niż w sądzie, zadaje się po to, by się dowiedzieć.
• Mediator to nie Wysoki Sąd i można zwracać się bezpośrednio do drugiej strony.
• Można poprosić mediatora, by przekazał drugiej stronie propozycję, może to przynieść lepszy skutek.
• Konieczne jest morze cierpliwości. W mediacji nie ma dróg na skróty, jest to proces, który musi trwać.
• Ważne, by przez cały czas zachować uważność, mieć kontrolę nad procesem mediacji.

Formułowanie lub sprawdzenie ugody

Udział pełnomocnika na tym etapie jest po to:

• by interesy Klienta były zabezpieczone
• by ugoda była tak sformułowana, że sąd ją zatwierdzi

4. Czwarta i piąta część była wynikiem mojego doświadczenia z poprzedniego Salonu, który miałam przyjemność współorganizować z Gdańskim Centrum Mediacji. Z Salonu tego więcej „wyniosłam”, niż „włożyłam”. Dlatego jako gospodarz spotkania, istotne było dla mnie stworzenie przestrzeni do dyskusji i wymiany poglądów.

Nie zawiodłam się. Dyskusja się odbyła i była bardzo konstruktywna.

Ponieważ ważne głosy zapisałam na flipczarcie w sposób czytelny tylko dla mnie, postaram się teraz to odczytać i przekazać.

Odnośnie przezwyciężania wzajemnej niechęci pełnomocników i mediatorów, wskazano na konieczność:

– edukacji pełnomocników w zakresie komunikacji z klientem

– ustalenia standardów szkoleń prawników na temat mediacji (Pani Sędzia Teresa Karczyńska-Szumilas zaproponowała podniesienie tego tematu podczas spotkania środowisk prawniczych Pomorza) – żeby przekonywać nieprzekonanych, a nie tych, którzy już rozumieją istotę i znaczenie mediacji

– szerzenia wśród mediatorów świadomości, czego oczekuje klient od pełnomocnika

– umożliwiania przez mediatorów pełnomocnikom aktywnego uczestniczenia w mediacji, by nabrali zaufania do mediatorów (przy jednoczesnym zrozumieniu przez pełnomocników, że czasem lepiej, by nie uczestniczyli w mediacji lub w jej części)

Można to chyba podsumować nie popadając w zbytnie uogólnienie, że jak we wszystkich innych dziedzinach, wzajemny szacunek i współpracę można uzyskać głównie poprzez wiedzę o sobie i zrozumienie dla specyfiki swojej pracy.

Wskazano też na pozytywną rolę Sędziów, którzy z racji autorytetu i łańcucha na szyi mogą skuteczniej przekonywać strony do mediacji, a także mogą stwarzać przestrzeń do ustalenia na sali sądowej zasad, na jakich strony przystąpią do mediacji (udział pełnomocników, ponoszenie kosztów mediacji).

Dziękuję uprzejmie wszystkim uczestnikom za owocne spotkanie.

Informacja o źródłach:

Wystąpienie przygotowałam przede wszystkim na bazie własnych doświadczeń, rozmów i ankiety, ale zwłaszcza w zakresie przygotowania pełnomocnika do mediacji, korzystałam także z artykułów ze strony http://prawnikwmediacji.pl/ , którą bardzo polecam.